Les secrets de la gestion de projet

Plusieurs entreprises ont peur des frais engagés en charge de projet qui sont souvent perçus comme une dépense plutôt qu’un investissement. Cette mauvaise perception est en partie causée par une méconnaissance du rôle de la gestion de projet qui est en fait une gestion du risque par une planification rigoureuse. Si le coût relié à cette gestion de projet peut parfois sembler élevé, sa rentabilité est rapidement démontrée.

Le gestionnaire de projet

 

Plus qu’un coordonnateur, le gestionnaire de projet est un communicateur, un leader et un bon planificateur. Nul ne peut s’improviser gestionnaire de projet sans mettre toute l’organisation à risque. C’est un spécialiste de la communication, qui doit transmettre aux membres de son équipe les priorités et les attentes du projet en même temps que de tenir son client informé de l’état d’avancement des travaux et des points importants de décision.

Les attentes

 

Peu importe le projet, il faut gérer les attentes. Qu’il s’agisse d’objectifs financiers ou de délais restreints, la gestion de projet permettra de communiquer aux parties prenantes l’état d’une situation à certains moments. Il est important de déterminer la quantité d’information souhaitée, sa précision et à quelle fréquence elle doit être communiquée. Selon la complexité du projet et le nombre de personnes impliquées, la quantité de travail à réaliser pour produire les éléments livrables peut varier sensiblement. Dans certains cas, le travail du gestionnaire de projet est tellement vaste qu’une équipe est nécessaire, tandis que pour d’autres, c’est une tâche à temps partiel. Il y a même des projets supervisés à hauteur de 30 minutes par semaine!

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Les éléments livrables

 

Comme client, il est important de déterminer rapidement avec son gestionnaire de projet quels sont ses attentes envers l’équipe, mais aussi celles du gestionnaire de projet lui-même. Un élément livrable est simplement un document ou un item qui doit être produit à un moment précis (un rapport, un programme, un plan, un produit fini). Il ne faut vraiment pas oublier les rapports de suivi, et les mécanismes prévus pour colliger les données importantes pour les produire. Prévoir les éléments livrables est ici la clé du succès.

La gestion du risque

 

Identifier le bon niveau de détail dans les rapports attendus contribue à la gestion du risque. En effet, trop de rapports ou des données trop complexes peuvent paralyser un projet et contribuer à ce que la gestion de projet coûte trop cher. Mais l’opposé est aussi vrai : pas assez d’informations peut évidemment conduire un projet à la dérive. Chaque projet doit donc très tôt faire l’objet d’une analyse de risques, incluant ceux de gestion de projet. Gérer les risques ne se limite pas à identifier les déraillements potentiels ou les points chauds, il faut rapidement déterminer les moyens de réparation ou de correction dans l’éventualité où un de ces risques se concrétise. Dans la gestion du risque, on essaie aussi de déterminer les impacts potentiels sur les délais et les coûts d’un projet pour chacun des risques importants.

La gestion de projet ne doit pas intimider, mais plutôt rassurer. Elle est votre meilleure protection. Assurez-vous simplement de donner à vos équipes les limites et vos attentes, vous serez ainsi satisfaits.

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