Conseils pour améliorer la vidéoconférence en télétravail
Le monde vit une crise sans précédent, mettant ainsi nos vies professionnelles comme personnelles en pause. Les entreprises doivent réagir. Le monde du travail doit s’adapter. Plus que jamais, les technologies viennent aider les entreprises à faire face à cette situation unique. Les services et les applications de collaboration gagnent en popularité. Les entreprises qui déploient et apprennent à utiliser ces services rapidement sont celles qui vont le mieux s’en tirer tout en minimisant l’impact sur leurs activités.
La culture du télétravail est une nouveauté pour plusieurs entreprises. De nouvelles habitudes de travail sont nécessaires, autant pour les employeurs qui doivent procurer à leurs équipes des outils de collaboration tels que Zoom, Skype, Microsoft Teams, que pour les employés qui doivent apprendre à bien utiliser. Voici quelques conseils basés sur une expérience pratique acquise dans les dernières semaines où le télétravail est devenu la norme.
Préparez-vous!
Avant de vous joindre à une rencontre virtuelle ou une conférence web, pensez à :
Bien saisir vos coordonnées afin que les autres participants soient en mesure de vous identifier clairement.
Pensez à configurer votre avatar avec une photo plutôt que laisser l’application inscrire vos initiales. Il est toujours plus agréable de voir un visage!
Pour des réunions à plus de six participants, nommez un modérateur avant la rencontre. Ce dernier gardera un œil ouvert sur ceux qui lèvent la main pour poser des questions afin d’éviter la cacophonie.
Le modérateur pourra enregistrer la rencontre pour ceux qui ne peuvent être présents. Annoncez dès le début de la rencontre que cette dernière sera enregistrée, par égard pour vos participants. Pour certains, se savoir enregistré change leur comportement pour le mieux.
Si vous êtes plusieurs à partager la même session, indiquez-le aux autres. Cela évite une attente inutile des autres participants.
Si vous utilisez une caméra, sachez que ceci consomme davantage de bande passante sur votre lien Internet à la maison. Pensez-y avant de joindre la rencontre car certains participants aux moyens technologiques moindres pourraient en souffrir avec des images et du son saccadé.
Protégez la confidentialité
La confidentialité des informations est primordiale, en tout temps. Voici quelques conseils et rappels pour éviter que des yeux trop curieux voient des choses qu’ils ne devraient pas voir.
Avant d’entrer dans une conférence web, surtout si vous avez l’intention de partager votre écran, assurez-vous qu’aucun document confidentiel n’est ouvert sur votre poste pour ne pas vous exposer à des situations délicates.
N’oubliez-pas de mettre sous silence vos notifications de courriels et de messagerie sur votre poste de travail. Vous ne savez jamais qui va se pointer au beau milieu de votre rencontre virtuelle!
Si d’autres personnes partagent la pièce avec vous, mettez votre casque d’écoute pour éviter qu’ils entendent vos échanges durant la rencontre.
Utilisez un fond d’écran virtuel flou, si l’application le permet, pour cacher l’arrière scène. Microsoft Teams offre cette fonctionnalité.
Ayez de bonnes manières
Les bonnes manières sont au centre d’une expérience de collaboration agréable pour tous!
Demandez aux autres s’ils vous entendent bien au début de la rencontre. Ensuite, désactivez votre microphone si vous ne prenez pas la parole tout de suite.
Quand vous intervenez dans la rencontre, comme personne ne vous voit, sauf si vous utilisez votre caméra, nommez-vous avant de prendre la parole.
Plus que jamais, le respect du droit de parole s’impose. Ralentissez votre débit quand vous parlez. Prenez des pauses fréquemment. Pourquoi est-ce si important? Il y a un délai de transmission entre les participants. Ce délai est causé par le temps de traitement de la voix et de la vidéo, la vitesse de votre lien internet, le niveau de congestion, etc. C’est ainsi que l’on minimise la cacophonie quand tout le monde parle en même temps à cause de ces délais.
Le non-verbal n’est pas accessible à tous car très peu de gens activent leur caméra durant les rencontres virtuelles. Pensez à demander aux gens d’activer leur caméra si vous croyez être dans une rencontre où la lecture du non verbal pourrait faire une différence dans l’issue de la rencontre.
Assurez-vous d’une bonne qualité sonore et visuelle
« Quoi, qu’est-ce que tu viens de dire? Pas certains d’avoir compris, le son a coupé! » Vous avez déjà vécu cette situation?
Si vous n’avez pas à parler, désactivez votre micro, afin d’éviter les bruits d’arrière-plan qui dérangent les autres.
Si vous assistez à une conférence alors que vous êtes en déplacement, si vous marchez, arrêtez-vous avant de parler, c’est plus facile pour vous et c’est mieux pour les autres qui vous écoutent. Vous aurez l’air moins essoufflé.
Vous placez votre téléphone en mode vibration avant la rencontre, c’est bien, mais attention de ne pas le laisser sur la table! Quand il va vibrer lors d’un appel entrant et si votre micro est ouvert, tout le monde va entendre votre appel entrant.
Si vous êtes plusieurs dans une même pièce à assister à la même rencontre mais chacun sur sa propre session, gardez un seul micro à la fois pour éviter un effet d’écho. Pensez à mettre votre micro en mode muet si vous ne parlez pas.
Portez attention à votre apparence. Dirigez la caméra en votre direction pour éviter de ne voir que la moitié de votre visage.
Si votre vidéo est trop saccadée, réduisez la résolution de votre caméra si votre logiciel le permet. Ainsi, vous consommerez moins de bande passante et la vidéo sera plus fluide pour tous. Le 1080p n’est pas vraiment requis, sauf si vous utilisez un tableau blanc pour présenter.
Quand votre caméra est activée, évitez de vous déplacer inutilement ou de bouger trop rapidement, surtout si vous utilisez votre téléphone intelligent. L’instabilité des images est désagréable pour les autres et peut même donner la nausée. Déposez votre téléphone sur une surface stable au besoin pour la durée de votre rencontre.
Les caméras intégrées dans les portables ne sont pas toujours de très bonne qualité. Pensez à vous munir d’une caméra USB externe si vous utilisez souvent la vidéo dans vos conférences web. De plus, ces caméras viennent souvent avec un micro de meilleure qualité.
Si vous utilisez votre clavier pour prendre des notes durant la rencontre, désactivez votre micro car on entendra les touches de votre clavier, ce qui est agaçant.
Enfin, en cette période de crise où les jeunes enfants sont partout dans la maison, rappelez-leur que vous travaillez et que vous avez besoin de silence, surtout pendant une réunion virtuelle! Rappelez-vous que si vos enfants jouent à un jeu ou écoutent un film en ligne, ceci pourrait diminuer la qualité de votre présence en ligne à moins que ayez un lien Internet très performant.
Des outils en évolution rapide
Il est clair que plusieurs de ces conseils découlent d’outils qui ne sont pas encore tout à fait au point. Ces derniers vont gagner en maturité, surtout en cette période de crise. D’ici là, les fonctions ne sont pas toutes les mêmes d’une application à l’autre. Par exemple, Microsoft Teams permet d’avoir un arrière-plan flou pour cacher ce qui se trouve derrière vous mais Cisco Webex ne le permet pas encore. Soyez patient, les outils vont tous converger vers un ensemble de fonctions qui vont se ressembler. D’ici là, bonnes rencontres virtuelles!
Jean-François Martin
Architecte TI, ESI Technologies